La politique de Chateauonline consiste, en effet, à choisir l'ensemble des produits qu'elle commercialise, en les testant ou plus exactement, les goûtant…. Pour ce faire, un comité de dégustation est piloté par le sommelier en chef et également fondateur de la maison. Tous les vins sont estimés, « ce qui est très important car nous ne sommes pas dans une logique de catalogue quantitatif mais qualitatif. Tous les vins du site ont donc été choisis, goûtés ou sélectionnés, hormis les très grands vins qui se passent de dégustation, leur notoriété les ayant précédé » complète Yves Languepin. Dans ce cadre, le rôle du catalogue est d'identifier et de sélectionner les produits, puis de les décrire dans la base de données afin de manipuler les informations dans la chaîne de traitement des données.

Le marketing oriente le type de produits recherché en termes de type de vins, de prix, époque, quantité. Puis, les acheteurs entrent en contact avec les différentes sources d'approvisionnement (directement du château, négociants, import de container, etc.). Dans cette phase amont, les acheteurs recueillent les données de base du produit : blanc ou rouge, appellation, cépage, quantités produites, type de bouteille, conditions de livraison, renseignements généraux sur le domaine et son histoire, les propriétaires. Soit le catalogage de base.
Cette partie du catalogue s'enrichit ensuite de l'appréciation des vins issue du travail du comité de dégustation qui sélectionne, note et commente. Les données de base qui décrivent le produit à partir des informations du négociant et du producteur, plus les données qualitatives forment, au final, la fiche produit qui comprend 25 à 30 champs différents.
Cette fiche produit n'est toutefois pas normalisée, puisque dans le domaine du vin, il n'existe pas de marquage code à barres. Les informations sont, de fait, non disponibles pour l'optimisation de la plate-forme de Chateauonline. La chaîne logistique ne peut donc être automatisée, ce qui oblige l'entreprise à construire ses propres fiches produits.

Au total, entre 2 500 et 3 000 produits sont en ligne. Une fois la fiche produit constituée, elle est décrite dans une base de données tant du point de vue des informations que de la qualité. Puis elle est enrichie d'un certain nombre d'informations fournies en amont (promotions, logiques de prix selon les pays et conditionnement) et en aval de la chaîne (stock, quantité disponible, date de disponibilité dans l'année, délais de livraison). Mais à ce stade, la fiche n'est toujours pas accessible aux internautes. Elle ne sera publiée qu'après un nouvel enrichissement, cette fois terminal. Cette action relève du service marketing vise à décider où et quand le produit est accessible sur le site aux clients.
La partie catalogue représente donc le travail de toute la société. La partie descriptive du vin, les acheteurs et le comité de sélection ; la partie stock, le service achats et approvisionnements ; la partie prix et mise en avant, le service marketing. Chacun dans son métier contribue ainsi à l'enrichissement de la fiche produit. Pour ces raisons, Chateauonline a développé son propre outil de workflow ou de publication de données qui permet de gérer toutes les phases de la description du produit, sans oublier un certain nombre de données comme les images attachées du produit ou de la propriété. Ces documents proviennent d'appareils numériques utilisés par les acheteurs ou proviennent des créations des webmestres en interne pour compléter les clichés des producteurs. Enfin, avant parution finale, une dernière validation a lieu par le marketing et le sommelier responsables du produit.

Autre problème particulier qui se pose à Chateauonline, les traductions ou adaptations. Une vente peut avoir lieu dans un pays et non dans l'autre, non forcément au même moment. L'aspect traduction ou adaptation ne doit donc pas être négligé. L'entreprise ne possédant pas de filiales, chaque personne traduit dans son domaine de compétence, sachant qu'une partie des informations est automatisée : couleur, appellations, régions, par exemple. « Mais ce qui compte vraiment est l'appréciation des dégustateurs, suivie des aspects marketing » précise notre hôte. Par ailleurs, certains champs de la fiche produits sont imposés, d'autres sont optionnels. Les rubriques accord mets/vins permettent de renseigner le client sur le type de cuisine ou de plats avec lesquels s'accorde le vin, par exemple. « Un service rendu aux clients. L'avis de gens de confiance et suffisamment réputés garantit la qualité du vin. Même si vous êtes connaisseur, vous avez toujours besoin de conseils en matière de vins. Ce travail est au cœur de la valeur ajoutée que nous offrons au client et différencie également la vente en ligne de la vente en magasin » complète-il.

Un vin représente un millésime qui change tous les ans et donc, les produits s'épuisent. Par conséquent, si 3 000 fiches sont en ligne, globalement, il en existe beaucoup plus. Chaque année, les deux tiers des fiches sont ainsi à refaire, le processus est alors répliqué d'une année sur l'autre.
Si une fiche déjà publiée est modifiée, une alerte est adressée au marketing et lui indique que des informations nouvelles ont été saisies sur un produit déjà en ligne. Le système propose alors de mettre à jour ces informations. « Par essence, ce procédé est complexe mais représente le fondement de notre activité. Il ne consomme pas beaucoup de ressources et peu de valeur ajoutée. Les personnes qui se servent de l'outil apportent fondamentalement une valeur ajoutée en ce sens qu'ils enrichissent la base. Les outils sont accessibles sur le site mais également sous forme d'extranet, à l'extérieur. C'est-à-dire que tous les acheteurs peuvent se connecter à distance » intervient notre interlocuteur. Ce workflow, développé en interne dès l'origine, forme le centre nerveux de l'entreprise. « A l'époque, les solutions standards il y a cinq ans, étaient très belles sur le papier, mais dans la réalité, balbutiantes, hors de prix et très faiblement personnalisables à notre problématique très particulière. Il nous a fallu deux ans pour mettre en place des outils communs » conclut-il.